Biên bản hội nghị cụm nhà chung cư khu căn hộ Hoàng Anh

Nội dung text: Biên bản hội nghị cụm nhà chung cư khu căn hộ Hoàng Anh

1. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HOÀNG ANH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỘI NGHỊ CỤM NHÀ CHUNG CƯ LẦN THỨ 1 KHU CĂN HỘ HOÀNG ANH RIVER VIEW I. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM: • Thời gian: 8h30 – 12h, ngày 12/01/2013 • Địa điểm: Nhà sinh hoạt cộng đồng Khu căn hộ Hoàng Anh River View, 37 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền, quận 2, Tp.HCM II. THÀNH PHẦN THAM DỰ: 1. Phòng Nội vụ Ủy Ban nhân dân quận 2 Ông: Trương Văn Tuấn Chức vụ: Chuyên viên 2. Phòng Quản lý đô thị quận 2 Bà: Trịnh Thị Hồng Vũ Nương Chức vụ: Chuyên viên 3. Ủy ban nhân dân phường Thảo Điền Ông: Nguyễn Văn Hùng Chức vụ: Chủ tịch UBND phường 4. Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển nhà Hoàng Anh (HAGL Land) Bà: Kiều Ngọc Hoa Chức vụ: Trưởng phòng Pháp chế 5. Ban quản lý Khu căn hộ Hoàng Anh River View Ông: Nguyễn Xuân Trường Chức vụ: Trưởng Ban quản lý 6. Đại biểu đại diện 03 block nhà Khu căn hộ (theo danh sách đính kèm): • Block A: 39/167 căn, tỷ lệ: 23,3% • Block B: 62/164 căn, tỷ lệ: 37,8% • Block C: 31/123 căn, tỷ lệ: 25,2%
2. Số lượng đại biểu của các block nêu trên đảm bảo tỷ lệ trên 10% tổng số chủ sở hữu và người sử dụng của mỗi block. Việc thống nhất phương thức tổ chức theo hình thức Hội nghị cụm nhà chung cư và cử đại biểu đại diện mỗi block tham dự Hội nghị cụm nhà chung cư theo nguyên tắc số lượng đại biểu tối thiểu đảm bảo trên 10% tổng số căn hộ của mỗi block (tối đa không hạn chế) đã được tập thể cư dân thông qua tại Hội nghị trù bị ngày 13/11/2012 (Biên bản đính kèm). Hội nghị trù bị ngày 13/11/2012 cũng đã bầu Ban trù bị để cùng Chủ đầu tư chuẩn bị tổ chức Hội nghị cụm nhà chung cư. Thư ký cuộc họp: Bà Nguyễn Thị Tuyết Nhung (Ban quản lý Khu căn hộ) III. NỘI DUNG HỘI NGHỊ: 1. Bầu Ban quản trị khu căn hộ: a. Thông qua danh sách Ứng cử viên: Mở đầu Hội nghị, Chủ đầu tư công bố nội dung về việc bầu Ban quản trị căn cứ nội dung Hội nghị trù bị ngày 13/11/2012 giữa đại diện Chủ đầu tư và tập thể cư dân, và cuộc họp ngày 05/01/2013 giữa Đại diện Chủ đầu tư và Ban trù bị. Theo đó, Hội nghị cụm nhà chung cư sẽ bầu Ban quản trị gồm 9 thành viên, 1 trưởng ban, 2 phó ban, trong đó có 1 phó ban là người do Chủ đầu tư cử tham gia Ban quản trị. Hội nghị lấy ý kiến trực tiếp và thông qua số lượng Ban quản trị gồm 9 thành viên. Đại diện Ban trù bị giới thiệu 09 cư dân đã tự ứng cử vào Ban quản trị trước đây và hỏi ý kiến Hội nghị, Hội nghị thông qua danh sách 09 cư dân tự ứng cử theo thông tin đại diện Ban trù bị giới thiệu. Tại Hội nghị, Ông Lê Mạnh Hùng, chủ căn hộ B19-01 tự ứng cử vào Ban quản trị, không có ý kiến phản đối khác, Hội nghị đồng ý bổ sung ông Lê Mạnh Hùng vào danh sách ứng cử viên Ban quản trị khu căn hộ. Hội nghị chốt số lượng ứng cử viên Ban quản trị Khu căn hộ gồm 10 người theo thông tin sau: STT HỌ TÊN CĂN HỘ CHUYÊN MÔN 1 Ông Cung Trần Việt C14-05 Tài chính 2 Ông Võ Trí Dũng B04-04 Tài chính 3 Ông Lại Quốc Lập A18-08 Kỹ thuật
3. 4 Ông Nguyễn Quang Hùng B05-01 Kỹ thuật 5 Ông Phạm Quang Huy C04-04 Kỹ thuật 6 Bà Lưu Thị Thu Hà C19-08 Kế toán – Kiểm toán 7 Bà Nguyễn Thị Thanh Hương A19-08 Quan hệ cộng đồng 8 Bà Nguyễn Thị Mẫn A17-06 Quan hệ cộng đồng 9 Bà Đỗ Hoàng Phương B15-07 Công nghệ thông tin 10 Ông Lê Mạnh Hùng B19-01 Xây dựng Về phía Chủ đầu tư, Giám đốc Công ty HAGL Land có Quyết định số 08/QĐ-HA.13 ngày 10/01/2013 cử ông Nguyễn Xuân Trường hiện đang giữ chức vụ Trưởng Ban quản lý Khu căn hộ Hoàng Anh River View tham gia Ban quản trị Khu căn hộ. b. Ban kiểm phiếu: Hội nghị tiến hành bầu và thông qua Ban kiểm phiếu gồm 3 thành viên là cư dân khu căn hộ: 1. Ông Đỗ Văn Thức Căn hộ A14-04 Trưởng Ban 2. Ông Võ Văn Tốt Căn hộ B23-04 Thành viên 3. Bà Phan Hoài Thanh Căn hộ C24-04 Thành viên • Kết quả: Thông qua (trên 50% đại biểu biểu quyết thông qua). c. Bầu Ban quản trị: i. Thông báo thể lệ bầu cử: • Mỗi đại biểu sẽ được phát 1 phiếu bầu cử có đóng dấu của Công ty HAGL Land và chữ ký của thành viên Ban trù bị là bà Phạm Thị Kim Chi. • Các ứng cử viên trúng cử sẽ được xếp theo thứ tự số phiếu tín nhiệm cao nhất đến thấp nhất. ii. Thông báo cách thức bầu cử: Các đại biểu sẽ gạch chéo, gạch xiên, gạch dọc hoặc gạch ngang, và phải gạch trọn cả họ và tên ứng cử viên mình không lựa chọn. -Các Phiếu bầu không hợp lệ là những Phiếu bầu: • Không gạch tên bất kỳ ứng cử viên nào hoặc;
4. • Gạch, xoá hết họ, tên tất cả những ứng cử viên; • Phiếu không theo mẫu quy định do Ban bầu cử phát; • Phiếu bầu không có dấu của Công ty CP Xây dựng và Phát triển nhà Hoàng Anh ở góc trái phía trên phiếu bầu cử và chữ ký của bà Phạm Thị Kim Chi; • Phiếu bầu ghi tên người ngoài danh sách những người ứng cử; phiếu có viết thêm; phiếu gạch vào khoảng cách giữa họ và tên hai ứng cử viên; phiếu khoanh tròn họ và tên ứng cử viên; • Phiếu bầu không ghi họ tên người bầu, không ký tên. iii. Bầu cử: Dưới sự giám sát của đại diện Ủy ban nhân dân quận 2 và Ủy ban nhân dân phường Thảo Điền, Hội nghị tiến hành bầu cử theo trình tự sau: • Ban tổ chức phát phiếu cho đại biểu cư dân - đại biểu chọn ứng cử viên – đại biểu bỏ phiếu vào thùng phiếu. • Tổng số phiếu phát ra: 125 phiếu. iv. Kiểm phiếu: Dưới sự giám sát của UBND quận 2 và UBND phường Thảo Điền, Ban kiểm phiếu tiến hành kiểm phiếu bầu. Trong quá trình Ban Kiểm phiếu làm việc Hội nghị tiến hành thông qua các điều khoản trong Nội quy quản lý sử dụng Khu căn hộ và Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội nghị chung cư và Ban quản trị khu căn hộ Hoàng Anh River View. v. Công bố kết quả kiểm phiếu: Sau khi làm việc, đại diện Ban kiểm phiếu công bố kết quả kiểm phiếu (đính kèm Biên bản kiểm phiếu). Kết quả: • Số phiếu phát ra : 125 phiếu • Số phiếu thu về : 125 phiếu • Số phiếu hợp lệ : 122 phiếu • Số phiếu không hợp lệ : 03 phiếu Danh sách ứng cử viên và kết quả kiểm phiếu như sau: STT HỌ VÀ TÊN CĂN HỘ SỐ PHIẾU 1 Ông Lại Quốc Lập A18-08 117 2 Bà Lưu Thị Thu Hà C19-08 117 3 Ông Cung Trần Việt C14-05 113 4 Ông Phạm Quang Huy C04-04 109 5 Ông Võ Trí Dũng B04-04 107 6 Ông Lê Mạnh Hùng B19-01 104
5. 7 Ông Lê Quang Hùng B05-01 101 8 Bà Đỗ Hoàng Phương B15-07 91 9 Bà Nguyễn Thị Thanh Hương A19-08 80 10 Bà Nguyễn Thị Mẫn A17-06 29 Như vậy, căn cứ kết quả kiểm phiếu, Hội nghị cụm nhà chung cư lần thứ 1 Khu căn hộ Hoàng Anh River View đã thông qua danh sách Ban quản trị Khu căn hộ Hoàng Anh River View nhiệm kỳ 2013-2015 bao gồm 08 thành viên do đại biểu đại diện cư dân bầu và 01 thành viên đại diện Chủ đầu tư, bao gồm: STT HỌ VÀ TÊN CĂN HỘ 1 Ông Lại Quốc Lập A18-08 2 Bà Lưu Thị Thu Hà C19-08 3 Ông Cung Trần Việt C14-05 4 Ông Phạm Quang Huy C04-04 5 Ông Võ Trí Dũng B04-04 6 Ông Lê Mạnh Hùng B19-01 7 Ông Lê Quang Hùng B05-01 8 Bà Đỗ Hoàng Phương B15-07 9 Ông Nguyễn Xuân Trường Đại diện CĐT 2. Thông qua Nội quy quản lý sử dụng Khu căn hộ và Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội nghị chung cư và Ban quản trị khu căn hộ Hoàng Anh River View: a. Nội quy quản lý sử dụng Khu căn hộ: Dựa trên Bản nội quy đính kèm Hợp đồng mua bán căn hộ, trên cơ sở Thông tư số 16/2010/TT-BXD ngày 1/9/2010 của Bộ xây dựng và các ý kiến đóng góp của Cư dân Khu căn hộ Hoàng Anh River View, Hội nghị lấy ý kiến sửa đổi một số nội dung sau: o Bỏ trích lập 20% phí quản lý để bù vào Quỹ bảo trì Khu căn hộ. Kết quả: Thông qua (trên 50%). o Bổ sung nội dung đóng bảo hiểm cháy nổ cho toà nhà, chi phí sẽ được phân bổ theo diện tích sở hữu riêng. Kết quả: Thông qua (trên 50%) o Bổ sung việc sửa chữa cải tạo căn hộ phải có phiếu yêu cầu và ký quỹ (có xác nhận của Ban quản trị hoặc doanh nghiệp quản lý được uỷ quyền). Kết quả: Thông qua (trên 50%). o Về phí quản lý: • Tất cả các căn hộ, không phân biệt đã bán hay chưa bán, đã ở hay chưa ở đều phải đóng 100% mức phí quản lý. • Kết quả: Thông qua (trên 50%).
6. • Các phần diện tích thương mại sẽ đóng phí quản lý gấp 1,5 lần so với các căn hộ còn lại. Chủ căn hộ A09-03 và chủ căn A01-04 đề nghị Ban quản trị làm việc lại và đưa ra cơ sở để tính ra mức 1,5 lần vì nếu tính không hợp lý sẽ gây thiệt thòi cho các bên, đồng thời, tạo môi trường thuận lợi thu hút đầu tư để bổ sung các tiện ích cho cư dân khu căn hộ. Hội nghị biểu quyết tạm thời vẫn giữ mức phí như đề nghị (gấp 1,5 lần); tuy nhiên, Ban quản trị sẽ làm việc cùng các chủ sở hữu phần thương mại dịch vụ để xác định tỷ lệ nộp phí quản lý cuối cùng. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). a. Đối với những căn hộ chậm nộp phí quản lý sẽ bị phạt chậm nộp với lãi suất 150% lãi suất tiền gửi 12 tháng của BIDV. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). b. Bổ sung các chế tài xử lý vi phạm như: từ chối cung cấp dịch vụ chung (tiện ích công cộng, ngưng cung cấp điện, nước ) nếu cố tình vi phạm Nội quy. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). Điều Nội dung Kết quả 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng Thông qua (trên 50%) 2 Giải thích từ ngữ Thông qua (trên 50%) 3 Mục đích của Nội quy Thông qua (trên 50%) 4 Trách nhiệm của Chủ đầu tư Thông qua (trên 50%) 5 Ban quản trị Khu căn hộ Thông qua (trên 50%) 6 Doanh nghiệp quản lý vận hành Khu căn hộ Thông qua (trên 50%) 7 Quyền và nghĩa vụ của Chủ sở hữu và Người sử dụng căn hộ Thông qua (trên 50%) 8 Các hành vi nghiêm cấm trong quản lý sử dụng Khu căn hộ Thông qua (trên 50%) 9 Sửa chữa, cải tạo căn hộ và vận chuyển đồ đạc Thông qua (trên 50%) 10 Phí quản lý Khu căn hộ Thông qua (trên 50%) 11 Phí bảo trì Khu căn hộ Thông qua (trên 50%) Phần diện tích thuộc sở hữu riêng, phần diện tích thuộc sở hữu 12 của Chủ đầu tư, phần diện tích thuộc sở hữu chung và phần Thông qua (trên 50%) diện tích sử dụng chung của Khu căn hộ. 13 Lưu thông và đậu xe tại Khu vực gửi/giữ xe Thông qua (trên 50%) 14 Khách vãng lai Thông qua (trên 50%) 15 Giải quyết tranh chấp Thông qua (trên 50%) 16 Xử lý vi phạm Thông qua (trên 50%) 17 Sửa đổi bổ sung bản Nội quy Thông qua (trên 50%) 18 Điều khoản thi hành Thông qua (trên 50%) Như vậy, toàn bộ nội dung của Nội quy quản lý sử dụng Khu căn hộ đã được thông qua.
7. b. Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội nghị chung cư và Ban quản trị khu căn hộ Hoàng Anh River View: Căn cứ theo Quyết định 08/2008/QĐ-BXD ngày 28/05/2008, Hội nghị tiếp tục thảo luận và thông qua từng chương trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị Khu căn hộ Hoàng Anh River View, Hội nghị lấy ý kiến đại biểu bằng cách giơ tay biểu quyết theo nguyên tắc đa số. Ý kiến nêu tại Hội nghị về chức năng, quyền và nghĩa vụ của Ban quản trị: a. Các quyết định của Ban quản trị phải có tối thiểu 05/09 phiếu đồng ý. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). b. Ban quản trị sẽ là đơn vị quản lý Quỹ bảo trì Khu căn hộ và Quỹ quản lý Khu căn hộ Khu căn hộ. Hai quỹ này sẽ được lập và gửi vào tài khoản ngân hàng với tên sở hữu là “Ban quản trị Khu căn hộ Hoàng Anh River View” dưới hình thức đồng chủ tài khoản do trưởng Ban quản trị và phó ban (đại diện Chủ đầu tư) đứng tên; đồng thời tất cả các thành viên Ban quản trị phải ký cam kết về việc khoản kinh phí này (gồm toàn bộ gốc và lãi) thuộc sở hữu của tập thể những cư dân Khu căn hộ đã đóng phí. • Đại biểu đại diện căn A14-02 đề nghị lập đồng chủ tài khoản (từ 2 người trở lên) và có biên bản xác nhận họ là đại diện Cư dân Khu căn hộ Hoàng Anh River View đứng tên tài khoản mà không phải là sở hữu số tiền để tránh tranh chấp thừa kế sau này. • Thay mặt Đại diện cư dân lâm thời, ông Lại Quốc Lập cam kết sẽ làm việc với phía Ngân hàng mở tài khoản về nội dung nêu trên. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). c. Giám sát, kiểm soát Đơn vị quản lý và các công ty cung cấp dịch vụ khác trong Khu căn hộ. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). d. Được đề nghị, hoặc khi được Hội nghị chung cư ủy quyền, lựa chọn hoặc Ủy quyền lựa chọn doanh nghiệp quản lý và các công ty cung cấp dịch vụ khác trong Khu căn hộ. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). e. Hàng tháng kiểm tra, kiểm soát các khoản thu chi của Khu căn hộ và công khai chi tiết các khoản thu, chi, hợp đồng liên quan trên bản tin và website của Khu căn hộ. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). f. Báo cáo định kỳ 6 tháng/ 1 lần, kèm theo việc thăm dò về chất lượng Doanh nghiệp quản lý, dịch vụ.
8. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). g. Phụ cấp trách nhiệm dự kiến: Trưởng Ban 2triệu/tháng; phó Ban 1,5triệu/tháng; thành viên 1 triệu/tháng tổng cộng là 11 triệu/tháng tiền phụ cấp cho thành viên Ban quản trị (trừ đại diện Chủ đầu tư). • Kết quả: Thông qua (trên 50%). Kết quả biểu quyết: Chương Nội dung Kết quả Những Quy định chung: Gồm các điều từ Điều 1 đến Điều 4 quy định về Thông qua (trên 1 Cơ sở pháp lý, mục đích ban hành quy chế, phạm vi điều chỉnh, đối 50%) tượng áp dụng và giải thích từ ngữ trong Quy chế. Hội nghị cụm nhà chung cư: Gồm Điều 5 và Điều 6 quy định về thẩm Thông qua (trên 2 quyền của Hội nghị cụm nhà chung cư và thể thức tổ chức Hội nghị cụm 50%) nhà chung cư. Thể lệ bầu cử: Gồm các điều từ Điều 7 đến Điều 12 quy định về ứng cử, đề cử các thành viên trong Ban quản trị, tổ chức bầu cử, nguyên tắc Thông qua (trên 3 kiểm phiếu, kiểm phiếu, công bố kết quả kiểm phiếu và đang ký kết quả 50%) bầu cử Ban quản trị. Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của Ban quản trị: Gồm các điều Thông qua (trên 4 từ Điều 13 đến Điều 15 quy định về cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt 50%) động và nhiệm kỳ. Trách nhiệm và quyền hạn của Ban quản trị: Gồm các điều từ Điều 16 đến Điều 20 quy định về trách nhiệm và quyền hạn của Ban quản trị trong công tác quản lý Khu căn hộ, nhiệm vụ của Ban quản trị, địa điểm, Thông qua (trên 5 lịch làm việc của Ban quản trị, mối quan hệ giữa Ban quản trị và Công 50%) ty HAGL Land, mối quan hệ giữa Ban quản trị và UBND phường Thảo Điền và các cơ quan trực thuộc. Thông qua (trên 6 Điều khoản thi hành. Sửa đổi và bổ sung quy chế. 50%) Như vậy, toàn bộ nội dung của Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị Khu căn hộ Hoàng Anh River View đã được thông qua. 3. Các đề nghị khác của Ban trù bị tại Hội nghị chung cư (xin ý kiến của cư dân biểu quyết thành Nghị quyết của Hội nghị chung cư và đề nghị Chủ đầu tư trả lời): a. Yêu cầu Chủ đầu tư công khai chi tiết các nội dung sau: • Tổng số tiền gốc và lãi của tổng số tiền Quỹ bảo trì Khu căn hộ hiện nay.
9. • Số căn hộ đã nộp và chưa nộp phí bảo trì. Trong đó có bao nhiêu căn là căn thương mại và diện tích thuộc sở hữu riêng của Chủ đầu tư, các căn hộ của nhà đầu tư thứ cấp chưa bán? • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Trả lời: Đại diện Chủ đầu tư khẳng định: Tất cả các căn hộ và phần diện tích thương mại đã được Chủ đầu tư bán hết, đồng thời, sẽ yêu cầu bộ phận kế toán tổng hợp và cung cấp thông tin theo yêu cầu cho Ban quản trị. b. Yêu cầu làm rõ có hay không việc đã sử dụng Quỹ bảo trì Khu căn hộ vào mục đích khác với quy định của pháp luật hiện hành? • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Trả lời: Đai diện chủ đầu tư khẳng định không có việc sử dụng Quỹ bảo trì Khu căn hộ vào mục đích khác trái quy định pháp luật. c. Yêu cầu Chủ đầu tư cam kết bàn giao đầy đủ Quỹ bảo trì 2% đã thu (gồm gốc và lãi tính từ ngày nhận bàn giao từng căn hộ đến nay) cùng với hồ sơ chi tiết cho Ban quản trị quản lý. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Trả lời: Chủ đầu tư cam kết sẽ yêu cầu bộ phận kế toán và bộ phận lưu trữ hồ sơ xúc tiến công việc sổ sách để làm rõ hạng mục thuộc phí quản lý và hạng mục thuộc Quỹ bảo trì và bàn giao cho Ban quản trị. Thời gian bàn giao cụ thể Chủ đầu tư sẽ làm việc chi tiết với Ban quản trị. d. Yêu cầu Chủ đầu tư công bố tổng số tiền phí quản lý đã thu chi. Trong đó có bao nhiêu căn hộ đã nộp, bao nhiêu căn hộ chưa nộp và có bao nhiêu căn hộ thuộc sở hữu của Chủ đầu tư và nhà đầu tư thứ cấp? Yêu cầu Chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm và xử lý khoản thiếu hụt phí quản lý (nếu có). Ngay sau Hội nghị, tất cả các căn hộ phải đóng 100% mức phí và yêu cầu Chủ đầu tư và các nhà đầu tư thứ cấp cam kết đóng đầy đủ phí quản lý theo quy định. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Trả lời: Đại diện chủ đầu tư đồng ý sẽ cho tổng hợp và báo cáo tổng số tiền đã thu chi như đã trả lời trước đó. Về đề nghị Chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm đối với phần lỗ của phí quản lý, đại diện chủ đầu tư ghi nhận và sẽ trình Ban giám đốc xin ý kiến. Đại diện chủ đầu tư xác nhận: hiện nay công ty đang thúc đẩy công tác thu hồi nợ để yêu cầu các chủ sở hữu nhận bàn giao căn hộ, chủ đầu tư không còn sở hữu bất kỳ căn hộ/phần diện tích thương mại nào. Riêng nội dung về số căn hộ của nhà đầu tư thứ cấp phải đóng 100% phí quản lý thì chủ đầu tư không có ý kiến do không thuộc quyền của Chủ đầu tư.
10. e. Trong khi chờ quyết định công nhận Ban quản trị của Ủy ban nhân dân quận 2, Chủ đầu tư cam kết phong toả toàn bộ Quỹ bảo trì Khu căn hộ 2% đã thu (gồm cả gốc và lãi) và không được sử dụng cho bất cứ lý do nào khi chưa được sự đồng thuận của Ban quản trị. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Trả lời: Đại diện Chủ đầu tư đồng ý nhưng có loại trừ trường hợp cấp thiết phải sử dụng để bảo trì phần sở hữu chung (nếu có). f. Đề nghị trong vòng 15 ngày kể từ khi Ban quản trị có quyết định công nhận Ban quản trị của UBND quận 2, Chủ đầu tư phải: • Bàn giao đầy đủ Quỹ bảo trì Khu căn hộ đã thu (gồm toàn bộ gốc và lãi) cùng hồ sơ chi tiết cho Ban quản trị quản lý. • Bàn giao hồ sơ, bản vẽ chi tiết, hướng dẫn bảo trì và vận hành Khu căn hộ theo quy định của pháp luật. • Bàn giao tài liệu liên quan đến Quỹ quản lý Khu căn hộ (danh sách chủ căn hộ, các hợp đồng dịch vụ, sổ sách kế toán ). • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Trả lời: Đại diện chủ đầu tư đồng ý và cam kết sẽ thực hiện đúng thời hạn. g. Ban quản trị chỉ bắt đầu chính thức hoạt động khi: • Nhận bàn giao đầy đủ Quỹ bảo trì Khu căn hộ, Quỹ quản lý Khu căn hộ cùng với hồ sơ chi tiết Chủ đầu tư. • Nhận bàn giao các hồ sơ, bản vẽ chi tiết, hướng dẫn bảo trì và vận hành Khu căn hộ. • Chủ đầu tư phải tự chịu trách nhiệm các khoản thiếu hụt Quỹ quản lý Khu căn hộ liên quan đến công tác quản lý vận hành Khu căn hộ tính đến ngày bàn giao. • Thời gian bàn giao không quá 02 tháng kể từ ngày Ban quản trị có quyết định công nhận. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Trả lời: Đại diện chủ đầu tư đồng ý với ý kiến số 1, 2 và 4 của điểm (g) nhưng có bổ sung ý kiến: đối với các nội dung đã thông qua tại Hội nghị thì Ban quản trị sẽ làm việc với tư cách chính thức với chủ đầu tư; riêng ý kiến số 3 của điểm (g) sẽ ghi nhận và báo cáo Ban giám đốc xin ý kiến. h. Ban quản trị lấy ý kiến Hội nghị về việc mượn tạm một phần lãi suất tiền gửi của Quỹ bảo trì Khu căn hộ để bù bào phần phải thu phát sinh (nếu có, do các căn hộ nợ phí quản lý mà chưa thu hồi được) để đảm bảo việc vận hành khu căn hộ không bị gián đoạn, khoản này sẽ được hoàn trả ngay sau khi thu hồi các khoản nợ của các chủ căn hộ. • Kết quả: Thông qua (trên 50%).
11. • Trả lời: Đại diện chủ đầu tư đồng ý. i. Hội nghị cụm nhà chung cư biểu quyết tạm thời không lắp đặt hệ thống thẻ từ thang máy của nhà cung cấp Otis do giá cả không hợp lý. Ban quản trị sẽ nghiên cứu và trình Cư dân phương án thẻ từ khác khi có khả năng thanh toán khoản đầu tư này. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Trả lời: Đại diện chủ đầu tư không có ý kiến. j. Hội nghị thống nhất chức năng của Đơn vị quản lý, Ban quản trị, Chủ đầu tư và Cư dân Khu căn hộ như sau: • Đơn vị quản lý: + Quản lý vận hành Khu căn hộ theo nội dung Hợp đồng cung cấp dịch vụ và Nội quy Khu căn hộ. + Tiếp nhận, giải quyết và xử lý các yêu cầu/ khiếu nại của Cư dân Khu căn hộ liên quan đến quản lý, sử dụng và vận hành Khu căn hộ dựa trên bản Nội quy đã có. • Ban quản trị: + Giám sát đơn vị quản lý trong việc thực thi Nội quy Khu căn hộ. + Giám sát quá trình xử lý của đơn vị quản lý về các yêu cầu/ khiếu nại của Cư dân. + Yêu cầu các cơ quan chức năng xử lý các hảnh vi cố tình vi phạm Nội quy Khu căn hộ. + Là cầu nối giữa Cư dân và Chủ đầu tư trong các tranh chấp/ khiếu nại liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ cam kết trong Hợp đồng mua bán. • Chủ đầu tư: + Trực tiếp giải quyết các tranh chấp/ khiếu nại liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ cam kết trong Hợp đồng mua bán. + Nếu không xử lý/ giải quyết thoả đáng thì Cư dân có quyền yêu cầu các cơ quan chức năng giải quyết. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Ý kiến của đại diện Chủ đầu tư: Các quyền và nghĩa vụ của Chủ đầu tư đã được quy định trong Hợp đồng mua bán, Chủ đầu tư sẽ căn cứ theo đó để thực hiện quyền và nghĩ vụ của mình.
12. k. Hội nghị ủy quyền cho Ban quản trị: • Kiểm toán nội bộ, hoặc lựa chọn thuê Công ty kiểm toán, thẩm tra toàn bộ việc sử dụng Quỹ bảo trì và phí quản lý hàng năm; • Lựa chọn và quyết định doanh nghiệp quản lý vận hành và các công ty cung cấp dịch vụ bảo trì, vệ sinh, bảo vệ, các dịch vụ khác của Khu căn hộ. • Kết quả: Thông qua (trên 50%). • Đề nghị Hội nghị thông qua việc bầu bổ sung hai thành viên không trúng cử là thành viên dự bị của Ban quản trị. Trong nhiệm kỳ của Ban quản trị, nếu thành viên chính thức nào xin nghỉ hoặc từ nhiệm vì bất kỳ lý do gì, thì Ban quản trị sẽ đề nghị thay thế thành viên này bằng thành viên dự bị theo thứ tự có số phiếu bầu từ cao xuống thấp theo danh sách sau: STT HỌ VÀ TÊN CĂN HỘ SỐ PHIẾU 1 Bà Nguyễn Thị Thanh Hương A19-08 80 2 Bà Nguyễn Thị Mẫn A17-06 29 • Kết quả: Thông qua (trên 50%). Như vậy, Hội nghị cụm nhà chung cư Khu căn hộ Hoàng Anh River View đã (i) bầu và thông qua Ban quản trị, (ii) thông qua bản sửa đổi Nội quy quản lý sử dụng Khu căn hộ và Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội nghị cụm nhà chung cư và Ban quản trị Khu căn hộ cùng các nội dung khác nêu trên. Hội nghị kết thúc vào lúc 12 giờ ngày 12 tháng 01 năm 2013 Biên bản này do Ban thư ký Hội nghị ghi nhận và chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung Hội nghị. Biên bản gồm có 10 trang và được lập thành 03 (ba) bản có giá trị như nhau, 01 bản do Ban quản trị lưu giữ, 01 bản do Chủ đầu tư lưu giữ, 01 bản nộp cho UBNQ quận 2 để làm hồ sơ công nhận Ban quản trị. CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ BAN TRÙ BỊ VÀ ĐẠI DIỆN CƯ DÂN
13. THƯ KÝ HỘI NGHỊ