Biên bản hội nghị thường niên nhà chung cư KEANGNAM

Nội dung text: Biên bản hội nghị thường niên nhà chung cư KEANGNAM

1. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN HỘI NGHỊ THƯỜNG NIÊN NHÀ CHUNG CƯ KEANGNAM TỔ CHỨC LẦN THỨ 5 (02/10/2016) PHẦN I: THÀNH PHẦN THAM DỰ - KHAI MẠC I. Thành phần tham dự 1. Khách mời: - Ông Nguyễn Đình Huy Cán bộ Công an Phường Mễ Trì - Bà Nguyễn Thị Tuyết – Đội phó đội an ninh Công an Quận Nam Từ Liêm 2. Đại diện các tổ chức: - Ông Đoàn Kỳ Thụy – Trưởng ban công tác mặt trận dân cư Keangnam - Ông Đinh Đăng Định – Bí thư chi bộ Keangnam - Ông Phạm Xuân Đại – Tổ trưởng Tổ dân phố Keangnam - Ông Nguyễn Văn Cẩn – Trưởng Ban quản trị nhà chung cư Keangnam - Ông Nguyễn Anh Tú – Đại diện Chủ đầu tư Keangnam Vina 3. Toàn bộ thành viên ban quản trị chung cư Keangnam (vắng 2 thành viên Hồng và Nam) 4. Cư dân Keangnam II. Khai mạc:
2. 1. Hội nghị Nhà Chung cư (HNNCC) lần 5 được khai mạc vào hồi 08h50 ngày 02/10/2016 tại Hội trường tầng 5, Tòa A, Chung cư Keangnam, đường Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội. 2. Các đại biểu ổn định chỗ ngồi, tuyên bố khai mạc, làm lễ chào cờ, giới thiệu thành phần tham dự HNNCC. 3. Trưởng ban tổ chức Ông Nguyễn Văn Cẩn (Trưởng BQT) đề cử Chủ tịch đoàn gồm 5 thành viên sau: - Ông Đoàn Kỳ Thụy, Trưởng ban công tác mặt trận dân cư Keangnam, chủ tọa - Ông Nguyễn Văn Cẩn, Trưởng Ban quản trị nhà chung cư Keangnam - Ông Nguyễn Anh Tú, Đại điện chủ đầu tư Keangnam - Ông Đinh Đăng Định, Bí thư chi bộ - Ông Nguyễn Tuấn Anh, chủ căn hộ số: A2201 4. Ông Cẩn đề nghị HNNCC biểu quyết thông qua đề cử chủ tịch đoàn. 5. HNNCC nhất trí với đề cử Đoàn chủ tịch bằng biểu quyết giơ tay, 100% đồng ý, không ai phản đối. 6. Bà Trịnh Thúy Mai (thành viên BQT) đề nghị chủ tịch đoàn cho thành lập tổ thư ký để ghi biên bản hội nghị, trong đó có chị Mai xung phong đã ngồi ghi biên bản rồi, đề nghị cư dân bầu thêm 1 thư ký nữa. Cư dân giới thiệu và nhất trí thông qua Bà Nguyễn Thị Hồng Hậu, căn hộ A4403 làm thư ký của cư dân. Như vậy, tổ thư ký bao gồm 2 thành viên: - Bà Trịnh Thúy Mai, căn hộ số: B3504 (Thành viên Ban quản trị) - Bà Nguyễn Thị Hồng Hậu, căn hộ số: A4403 (Thư ký được cư dân bầu tại HNCC) 7. Ông Đoàn Kỳ Thụy căn cứ danh sách đăng ký đại biểu tham dự HNNCC và tổng kết số lượng Cư dân Keangnam tham dự HNNCC, bao gồm cả ủy quyền tham dự. - Tổng số căn hộ chung cư Keangnam: 922 căn - Số lượng Chủ sở hữu, Đại diện chủ sở hữu (ủy quyền) tham dự HNNCC: 103 chủ căn hộ đã có mặt tại thời điểm khai mạc, chiếm tỉ lệ 11.17 % tổng số chủ căn hộ của khu chung cư. PHẦN II: NỘI DUNG CHÍNH HNNCC I. Xác định tính pháp lý và thông qua biểu quyết 1. Chủ tịch đoàn đề nghị Ban tổ chức hội nghị kiểm đếm số lượng cư dân tham dự hội nghị. 2. Ông Nguyễn Anh Tú – Phó Ban Quản trị đại diện chủ đầu tư Keangnam Vina, thông báo tại thời điểm hiện tại có 103 chủ căn hộ tham dự và ủy quyền tham dự hội nghị đạt tỷ lệ 11.17% trên tổng số chủ sở hữu căn hộ chung cư Keangnam. 3. Ý kiến của chủ tịch đoàn (Ông Đoàn Kỳ Thụy):
3. 3.1 Hội nghị không đủ điều kiện để tổ chức bầu Ban quản trị theo Thông tư 02/2016. 3.2 Toàn thể Ban Quản Trị đã có đơn xin từ nhiệm để bầu ra BQT mới. Việc tiếp theo của chúng ta là làm sao để xây dựng và tổ chức HNNCC tiếp theo có kết quả và bầu ra BQT mới thay mặt chúng ta quản lý nhà chung cư này. 3.3 Trong khi chưa bầu được BQT mới thì BQT cũ vẫn phải chịu trách nhiệm với việc chung của Chung cư chúng ta cho đến khi có BQT mới. 3.4 Yêu cầu BQT cũ có công văn ngay báo cáo các cấp có thẩm quyền theo thông tư 02 của Bộ Xây dựng, đề nghị các cơ quan nhà nước đứng ra tổ chức các thủ tục để bầu ra BQT. Toàn bộ các thành viên Ban quản trị có mặt tại HNNCC không ai có ý kiến phản đối với các nội dung trên. Một số cư dân có ý kiến về vấn đề này bao gồm Ông Long (B1607), Ông Trịnh Quốc Đoàn (A4106) Chủ tịch đoàn xin ý kiến cư dân thông qua các nội dung nêu trên bằng biểu quyết giơ tay. 100% đại biểu Hội nghị chung cư giơ tay biểu quyết đồng ý thông qua các ý kiến nêu trên của chủ tịch đoàn. Không có ai không đồng ý hay có ý kiến phản đối. II. BQT trình bày báo cáo, thảo luận: 1. Báo cáo 1.1 Ông Nguyễn Văn Cẩn Trưởng BQT đọc báo cáo tình hình quản lý nhà chung cư và quá trình hoạt động của BQT nhiệm kỳ 2016-2019. 1.2 Bà Lê Thị Minh Thảo, thành viên BQT đọc báo cáo tài chính của Ban quản trị theo nội dung báo cáo đi kèm thư mời tham dự HNNCC đã gửi cho cư dân 1.3 Ông Phạm Xuân Đại đọc báo cáo công tác bảo trì tòa nhà theo nội dung báo cáo đi kèm thư mời tham dự HNNCC đã gửi cho cư dân. 2. Phần trao đổi thảo luận. Các ý kiến chính được nêu ra như sau: 2.1 Về các khoản thu giữa khu chung cư và Chủ đầu tư Keangnam Vina: - Các khoản thu từ gửi ô tô xe máy và cho thuê các nhà hàng, dịch vụ ở đây đang xử lý như thế nào. (Bà Lan A3710) Trả lời: Nhà xe và diện tích các khu bán lẻ ở đây hiện nay do Kenangnam là chủ sở hữu, có sổ đỏ. Do vậy các nguồn thu từ nhà xe và khu bán lẻ thì Keangnam thu. Keangnam cũng không trả cho mình bất kỳ chi phí gì về phần bảo trì cũng như phí quản lý. Đó cũng là trách nhiệm của BQT sắp tới mà anh Cẩn đã nêu trong báo cáo (Bà Lê Thị Minh Thảo, thành viên BQT)
4. - Keangnam đang nợ tiền bảo trì và phí quản lý của cư dân. Đề nghị giữ lại tiền thu từ nhà để xe của cư dân, đó là nguồn thu rất lớn hàng tháng. Đề nghị BQT nên có ý kiến và can thiệp vào việc thu tiền này. (Bà Lan A3710) Trả lời: Vâng, xin cảm ơn ý kiến của chị. (Bà Lê Thị Minh Thảo, thành viên BQT) 2.2 Về việc tổ chức bầu ra BQT mới: - Phải tổ chức 1 cuộc bầu cử mới nhanh nhất trong vòng 1 tháng tới. Cuộc bầu cử này phải được tiến hành công khai, minh bạch; Việc kiểm phiếu phải được thực hiện ngay tại hội trường; BQT và Thành viên tham gia BQT phải có phiếu tín nhiệm của cư dân theo định kỳ 6 tháng, nếu không đạt tín nhiệm phải từ chức và không nhận lương; Tổ chức Ban giám sát, nếu phát hiện có sự tham ô trong BQT thì sẽ phạt gấp nhiều lần số tiền đã tham ô. (Ông Trịnh Quốc Đoàn A4106) - Chúng ta phải bầu BQT theo luật. (Bà Trần Thị Hoài Phương A1101 - A609) - Theo thông tư 02, những người không sinh sống ở đây mà đến thời điểm này vẫn ngồi trong BQT thì có đúng hay không? Những người thấy mình không đủ khả năng, thời gian và tâm huyết để làm BQT, họ đã xin rút, mình vẫn phải cố giữ họ làm gì? (Ông Khổng Anh Cường A2401) Trả lời: Việc bầu BQT khóa vừa rồi lại được thực hiện trước khi TT02 ra đời. Do đó, nếu muốn miễm nhiệm thì phải có HNNCC. Nếu không tổ chức được thì ta phải có phường vào để lập ra HNNCC mà không cần tỷ lệ đại biểu tham gia nào cả. Việc tôi vẫn ở lại làm trong BQT là đúng. (Bà Trịnh Thúy Mai – thành viên BQT) - Ông Cẩn, Trưởng BQT có ý kiến: Nói đến chất lượng của tòa nhà là nói đến chất lượng của xây dựng, thiết bị, bảo trì, an ninh, vận hành, dịch vụ. Đề nghị hội nghị thông qua phí bảo trì vì chưa có chất lượng dịch vụ tốt thì chung cư đã hỏng rồi. Tôi muốn chúng ta tập trung vào biểu quyết từng phần, một phần hay toàn bộ quỹ bảo trì hoặc tổng thể đề nghị của BQT về chi phí bảo trì. Quản lý tòa nhà không chỉ đơn thuần nó mát chưa, sạch chưa, an toàn chưa. Đó chỉ là cái phụ. Ví dụ: cái biển quảng cáo Keangnam Landmark 72 treo từ bao từ bao năm nay đã ai lên kiểm tra mối hàn liệu nó có đủ an toàn hay không. Nếu không may rơi xuống thì ối người chết. - Việc tổ chức hội nghị có nhiều vấn đề, nhiều yếu kém, cần rút kinh nghiệm. Thành phần dự đại hội ngồi trên chủ tọa và thư ký phải được kiểm soát, Đại biểu phải biết. Muốn tốt hay không tốt là do con người. Vừa rồi vận hành của mình có vấn đề. Muốn vận hành tốt phải xem xét yếu tố con người. Nếu là yếu tố con người thì ai làm được việc thì tiếp tục ở lại. Ai thấy mình không đáng có ở đây, không làm được việc thì nên có văn hóa từ chức chứ không cần phải chờ người ta miễn nhiệm. BQT phải đại diện cư dân quản lý tòa nhà. Cư dân chỉ cần biết tòa nhà có mát không, sạch không? (Ông Long B1607) - Đồng ý với anh B1607, sau 1 thời gian các thành viên BQT cảm thấy mình không làm được thì phải có văn hóa từ chức.
5. Tôi nhất trí hôm này không đủ 50% thì chưa thể bầu cử được nhưng chúng ta cần biểu quyết xem bao giờ gửi công văn ra để chính quyền để chính quyền vào tổ chức HNNCC lần thứ 2. Tôi nhớ BQT dự kiến tổ chức HNCC này từ tháng 5 mà đến bây giờ tháng 10 mới tổ chức được (Bà Lê Minh Phương A4804) - Trong vòng 1 tháng sau ngày triệu tập họp HNNCC lần thứ 1 mình sẽ tiến hành tổ chức HNNCC lần thứ 2, không dùng từ sau 1 tháng vì sau 1 tháng thì có thể là cả năm (Chủ căn hộ A3001) - Chính quyền sẽ không hiểu rõ tình hình khu chung cư bằng cư dân, vậy ngay sau hội nghị đề nghị BQT ra thông báo chính thức mời những cư dân nhiệt huyết có trình độ cùng tham gia với BQT giúp chính quyền tổ chức HNCC sắp tới một cách thành công, BQT cần có trách nhiệm đến những ngày hoạt động cuối cùng, tiếp tục làm rõ các ý kiến/thắc mắc của cư dân. Có như vậy là để HNCC sắp tới cư dân có thể dễ dàng thông qua các báo cáo, dự trù kinh phí , không ai cấm chúng ta thông qua những vấn đề này (Ông Hải-HMC A1806). 2.3 Về việc thông qua quỹ bảo trì: - Về việc thông qua quỹ bảo trì, các anh yêu cầu thông qua ngay, người dân không có căn cứ gì để giơ tay cả. Nếu muốn thông qua phải có báo cáo kiểm toán độc lập. (Ông Long B1607) Trả lời: Vấn đề bảo trì, ở đây đó là bản đệ trình mà PMC và các thành viên BQT góp ý để đưa ra. Chúng ta có thể thống nhất 1 phần hoặc trong trường hợp khẩn cấp để chúng ta thông qua để có thể duy trì sự an toàn của tòa nhà chúng ta. (Ông Nguyễn Văn Cẩn Trưởng BQT) - Công tác bảo trì tòa nhà là rất quan trọng, cần phải biểu quyết các vấn đề càng sớm càng tốt để duy trì an toàn an ninh cho tòa nhà. (Ông Trần Xuân Trạch A1609). - Đề nghị HNNCC cần phải thông qua kế hoạch và chi phí bảo trì ngay. Bây giờ tài sản xuống cấp và sự cố xảy ra thì ai là người phải chịu trách nhiệm. (Bà Trần Thị Hoài Phương A1101 – A1609) - Để duyệt được 1 chi phí bảo trì phải trải qua 1 quy trình nghiêm ngặt. BQT phải xem lại từ trong quá khứ đến giờ đã làm đúng quy trình chưa, đã đọc sách hướng dẫn vận hành bảo trì bảo dưỡng các hệ thống thiết bị ở đây chưa? Hôm nay mà phải vội vàng giơ tay biểu quyết thì tôi không tán thành. Mà hôm nay chỉ có 10% cư dân thôi mà biểu quyết toàn vấn đề lớn, 1 tỷ, 2 tỷ, 15 tỷ thì làm sao được. Quỹ bảo trì của chúng ta có 80 tỷ mà chi tiêu không thông minh, không hợp lý thì hết nhanh lắm. (Bà Lê Minh Phương A4804) Trả lời: Đề nghị cư dân tham dự HNNCC xem xét nếu chưa biểu quyết thông qua toàn bộ kế hoạch và chi phí bảo trì thì cũng xem xét phê duyệt cho BQT được phép chi tiêu từ quỹ bảo trì trong các trường hợp cấp bách để đảm bảo an toàn kỹ thuật và an ninh cho tòa nhà (Ông Nguyễn Văn Cẩn Trưởng BQT) - Trong văn bản trên tay tôi phần Biểu quyết đồng ý kinh phí (bảo trì đột xuất), tôi không hiểu BQT cần bao nhiêu để sửa chữa? Tôi thấy có mục ghi 0 đồng, nếu mà 0 đồng thì đưa ra biểu quyết làm gì? VD: Điều hòa sảnh hỏng, điều hòa thang máy
6. không hoạt động thì cư dân chúng tôi biết hết bao nhiêu để sửa chữa đây? (1 cư dân phát biểu) Trả lời: Đây là lỗi đánh máy. Ở đây ý là sẽ ủy quyền Xử lý theo tình huống khẩn cấp, duyệt cho xử lý theo tình huống khẩn cấp tùy giá trị bao nhiêu sẽ duyệt đúng mức chi tiêu đó để đảm bảo an toàn tối thiểu cho tòa nhà vì bây giờ thang máy đang cần 2 tỷ đúng không anh Đại. (Bà Trịnh Thúy Mai – thành viên BQT) (Ông Phạm Xuân Đại – Thành viên BQT): Đó là chi phi dự trù do nhà thầu phụ đưa lên. Họ biết chỗ nào cần thay. Hãy phê duyệt chi sửa chữa khi có sự cố đột xuất. Còn nếu không thì cứ để đấy nhé, còn đến khi sự cố xảy ra rồi thì mới họp lại, mới xử, có chết ai đâu. Đất nước này chưa có ai chết cả. - Cho dù anh nói thế nào, là cư dân tôi vẫn muốn biết chi phí là bao nhiêu. - Ý kiến chủ tịch: Khi xảy ra sự cố nguy hiểm khẩn cấp, chi phí phát sinh bao nhiêu thì chi bấy nhiêu chứ không nên ghi trước là bao nhiêu cả. - Khi đưa lên budget để thay cái nọ cái kia trong năm thì phải có thẩm định trước khi đưa ra HNNCC. Đấy là chặt chẽ. Nhưng hôm nay bà con hãy cho BQT quyền duyệt chi để sửa chữa các hỏng hóc. Chỉ 1 tháng, hơn 1 tháng nữa là bầu ra BQT mới rồi. (Ông Phạm Quang Thiệu cư dân tòa B) - Chung cư chúng ta không phải mới đi vào hoạt động mà đã hoạt động 5 năm nay rồi. 5 năm nay toàn bộ các vấn đề về bảo trì bảo dưỡng vẫn đang xảy ra, tiền chúng ta vẫn đang chi trả và cũng chưa xảy ra điều gì tồi tệ cả. Tuy nhiên như thế cũng không có nghĩa là ngày mai ngày kia hay 1 năm nữa sẽ không có vấn đề gì tồi tệ có thể xảy ra. Vì thế ta phải có vấn đề liên quan đến tự chủ chi phí, bảo hiểm Như vậy, budget năm nay là 10 tỷ mà ta chưa duyệt chi không có nghĩa rằng chúng ta dừng mọi quá trình chi trước đây lại. Với số lượng người như chúng ta ngồi đây không nên biểu quyết 1 vấn đề lớn như thế. Vậy tôi đề nghị, quy chế năm ngoái như thế nào thì tại thời điểm này chúng ta vẫn tạm thời áp dụng như vậy cho đến khi có HNNCC mới, BQT mới. Chi bao nhiêu không bao giờ đủ, vô hạn. Ta nên kế thừa quá khứ. (Ông Đào Huy Khánh A804) Trả lời: TT 02 không cho phép kế thừa như thế ạ (Bà Trịnh Thúy Mai – thành viên BQT) - Cho dù 02 quy định như thế nào mà ngày hôm nay chúng ta không giải quyết được những vấn đề đấy thì ta phải tìm cách khác phù hợp hơn để đáp ứng tình hình. Giả sử Hội nghị này không họp ngày hôm nay mà lại họp tháng sau thì từ hôm nay đến tháng sau ta sẽ làm gì? Do đó, ta không cần khẩn thiết phải đặt ra vấn đề đó trong ngày hôm nay. (Ông Đào Huy Khánh A804) - Vì quy chế đã đặt ra trong thông tư 02, đề nghị hội nghị cho phép BQT chi trong 1 tháng tới nhưng hạn chế chỉ được chi trong trường hợp hạn chế, khẩn cấp, nguy hiểm thôi. (Ông Đoàn Kỳ Thụy) - Ta phải hiểu Thông tư 02 để ngăn chặn những sai lầm trong các quyết định về tài chính. Dân cư không thông qua để anh Cẩn ký các vấn đề về tài chính là vì dân cư
7. đang mất lòng tin. Việc biểu quyết thông qua duyệt chi kinh phí bảo trì như thế này là sai đấy (Ông Long B1607). 2.4 Về chất lượng dịch vụ và chất lượng vận hành của BQL hiện nay: - Tôi không ở đây nữa nhưng hôm nay về đây tôi không hiểu các cư dân khác phàn nàn gì về dịch vụ. Tôi thấy có sự khác biệt trước và sau khi PMC vào đây. Mong muốn của chúng ta là nâng cao chất lượng dịch vụ ở đây như các chung cư khác như IPH, Golden Westlake. Tôi có câu hỏi cho PMC làm thế nào để các bạn nâng được chất lượng dịch vụ ở đây lên. (Bà Trần Thị Hoài Phương A1101 - A609) - Đã từ lâu thang máy R8 rất nóng. Tôi có gặp và hỏi anh Quy cũng như nhân viên kỹ thuật của PMC thì được biết rằng hiện điều hòa thang máy R8 đang hỏng. Hơn nữa tôi cũng gặp cả nhân viên của Huyndai khi họ đang bảo trì thang máy là tại sao hồi này thang máy nóng thì họ trả lời không phải thang máy hỏng, là do lỗi vận hành của công ty quản lý mà thôi. Gần đây điều hòa cùng hỏng nhiều. Nhà tôi có mấy căn phải sửa chữa mất mấy chục triệu sau đợt bão vừa rồi. Chính vì vậy tôi có hỏi kỹ thuật viên của công ty cung cấp điều hòa cho tòa nhà thì được biết hệ thống điện của Keangnam chôn ngầm dưới đất. Cứ sau mưa bão ngập lụt, lụt thì nhiều điều hòa có vấn đề, đòi hỏi BQL khi mưa bão phải biết vấn đề ở đâu để khắc phục. (Bà Lê Minh Phương A4804) - Tầng 1 thì hôi thối, sảnh tầng 1 nóng, thang máy nóng, tầng hầm hôi thối như có mùi xác động vật chết; thẻ từ ra vào tòa nhà là tài sản hư hao tự nhiên thì có giá không hợp lý. Phải làm sao cho cư dân được hài lòng với số tiền đã bỏ ra hàng tháng. (Ông Ngô Chân Thành B2202) - Tại sao trong mấy cuộc họp cư dân gần đây cư dân không đồng ý thông qua HĐ PMC? Nhà tôi đã phát hiện ra mặc dù mức phí là 12,000 nhưng thực sự là cư dân phải chịu 14,000 do tiền nhân công bảo trì lại bị trừ vào quỹ bảo trì. Trong chương trình nghị sự hôm nay có nội dung là thông qua các điều khoản hợp đồng của PMC nhưng với thông tin chưa đầy đủ và số lượng cư dân hiện còn lại trong hội nghị chỉ còn 40-50 người thì chưa thể thông qua được (Bà Lê Minh Phương-A4804) PHẦN III: KẾT LUẬN – BẾ MẠC Ông Đinh Đăng Định – Thành viên chủ tịch đoàn (Bí thư chi bộ) kết luận 1. Ấn định thời gian tổ chức hội nghị tiếp theo trong vòng 30 ngày cho đến tháng 11 2. Vấn đề quỹ bảo trì, chúng ta không nên dùng từ nguy cấp, khẩn cấp, mà chúng ta nên giữ như hiện nay để Hội nghị sau chúng ta có BQT sẽ quyết định những vấn đề này. 3. Theo ý kiến tôi, hội nghị tới phải chỉ định thành lập được ban giám sát. Ban giám sát này phải độc lập, không nằm trong tổ chức nào cả. Nếu được cư dân đồng ý, tôi đề nghị giao cho các đại biểu cư dân để ta thành lập tổ chức này và đến hội nghị tới ta sẽ biểu quyết để bầu. Hội nghị nhà chung cư Keangnam đã kết thúc vào lúc 12 giờ 20 phút cùng ngày.
8. TM THƯ KÝ ĐOÀN CHỦ TỊCH TM. CHỦ TỊCH ĐOÀN Người viết biên bản Nguyễn Thị Hồng Hậu Trưởng ban công tác mặt trận dân cư Keangnam